¿Que es una firma electrónica?

La firma electrónica y la digital son medios de identificación personal y se asemejan a la clásica firma manuscrita. La gran diferencia es que mientras las firmas manuscritas (aquellas que usted plasma en cualquier documento en papel) se vinculan a un soporte físico, las firmas electrónicas y digitales son un medio de identificación digital respecto de un mensaje de datos. Desde el punto de vista jurídico, el Decreto 2364 de 2012 definió la “firma electrónica” como los códigos, contraseñas, datos biométricos o claves criptográficas privadas que permiten identificar a una persona en relación con un mensaje de datos, siempre y cuando este sea confiable y apropiado respecto de los fines para los que se utiliza.

El mensaje de datos es toda información generada, enviada, recibida, almacenada o comunicada por medios electrónicos, ópticos o similares. Por ejemplo, mensajes de correo electrónico, SMS o los mensajes que enviamos por WhatsApp o Telegram.

Legalmente la firma digital goza de una presunción legal de no repudio. Esto es, que cuando ha sido fijada en un mensaje de datos, se presume que el suscriptor de esta tenía la intención de acreditar ese mensaje de datos y de ser vinculado con el contenido del mismo, y que el mensaje de datos no ha sido alterado desde su creación, envío, recepción y almacenamiento.

Cuando firmamos nuestros documentos con firma digital tenemos la garantía de que el documento se considera íntegro, esto es, que su contenido no ha sido modificado o alterado desde su creación y transmisión y que el receptor tampoco puede modificarlo. Todo este respaldo lo brinda la entidad de certificación digital, previamente acreditada por el ONAC.

Podemos decir que la firma digital es un tipo de firma electrónica, pero más robusta y segura. Entonces es importante aclarar que toda firma digital es firma electrónica, pero no toda firma electrónica es firma digital.

¿Donde se puede crear la firma electrónica?

Este tipo de firma puede ser creada y emitida por cualquier persona natural o jurídica, incluyendo las entidades de certificación acreditadas por el Organismo Nacional de Acreditación -ONAC-. En caso de repudio, es decir, en caso de que haya duda sobre si esa firma electrónica realmente corresponde a una persona, la entidad junto con su proveedor de firma deberá probar en sede judicial, mediante perito experto, la confiabilidad y apropiabilidad del mecanismo de firma.

Por otro lado están las firmas electrónicas “certificadas”. Estas, a diferencia de las anteriores, son emitidas únicamente por una entidad de certificación digital la cual garantizará su confiabilidad y apropiabilidad en tanto dicho proceso de creación y emisión está acreditado por la ONAC, lo que conlleva una auditoría robusta en materia de seguridad técnica y jurídica. Se garantiza la idoneidad del mecanismo. 

¿El uso de la firma digital es obligatorio?

El uso de la firma digital es obligatorio en la factura electrónica y debe aplicar, además de la factura electrónica, para otros títulos valores electrónicos como pagarés, letras etc. De lo contrario, la facultad de repudio del título será posible, generando inseguridad jurídica.

Un título valor electrónico no debe estar sujeto a repudio si existen mecanismos técnicos como la firma digital que garantizan su autenticidad e integridad y le generan una presunción legal de no repudio.

El uso de la firma digital en la factura electrónica es obligatorio y su proceso de adquisición varía dependiendo a través de quién factura, según las siguientes opciones:

1. Directamente el obligado a facturar desarrolla su plataforma de facturación electrónica. En este caso el obligado a facturar deberá adquirir e integrar la firma digital a través de una Entidad de Certificación Digital.

NOTA: Libre Gestión no es  proveedor Tecnológico y no esta autorizado para emitir firmas electrónicas, por lo tanto el usuario deberá tramitar y crear su firma electrónica con una Entidad de Certificación Digital.

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2. Se factura a través de un Proveedor Tecnológico autorizado por la DIAN. En este caso, usualmente, el Proveedor Tecnológico ya está integrado con una Entidad de Certificación Digital que suministra la firma digital y simplemente le pide al obligado a facturar que pague por dicha firma. En otros casos estos proveedores incluyen el precio de la firma digital dentro del servicio de emisión de factura electrónica. En este caso los operadores tecnológicos deben integrar las firmas digitales de alguna (as) Entidades de Certificación Digital acreditadas por el ONAC en el país.

3. Se hace uso de la plataforma gratuita de la DIAN. En ese caso el obligado a facturar debe adquirir la firma digital a través de una Entidad de Certificación Digital.

Finalmente, debe tenerse en cuenta que la firma digital es única de la persona que la usa y es intransferible. De manera que el Proveedor Tecnológico que suministre la firma digital deberá contar con autorización expresa del obligado a facturar para que su firma digital se integre al sistema y pueda firmar automáticamente.